Gestione documentale

In uno dei post precedenti avevo scritto della necessità di creare una gestione ed archivio dei documenti utilizzando notes e db2 ma non ho mai descritto come gira l'applicazione.
(questo oltretutto e' il motivo per cui ho passato un bel po' di tempo a giocare con Db2 , Uselsx "*lsxlc" , Sql e cosi' via )
Il concetto e' semplice e il tutto si divide in tre parti:

• L'acquisizione di nuovi doc. da archiviare che possono essere file pdf, jpg, doc ecc. e che possono provenire da diverse fonti : scanner, email , videate ecc.
• Poi serve ovviamente un sistema di ricerca e visualizzazione di questi documenti
• Ed infine una gestione di eventuali flussi di lavorazioni associati ai documenti acquisiti.

Questo significa che un nuovo documento in entrata sottintende una qualche attività da espletare e di questo devo tener traccia , smistandola magari all'ufficio competente.
Supponiamo una qualunque lettera che chiede informazioni: il sistema deve prenderla in carico, archiviarla in modo che sia facilmente ricercabile e segnalare a chi di dovere che è arrivata e bisogna fare qualcosa. Questa persona a sua volta deve prendersi in carico l'attività e poi chiuderla.

Il tutto, come ho gia scritto, con domino e Db2.

L'idea di base e' stata di utilizzare Db2 per l'archiviazione dei file con le immagini dei documenti mentre Notes e Domino mi servono per tutta la parte di gestione, ricerca e smistamento dei flussi .
In effetti e' stata quasi una scelta obbligata : gestire milioni di documenti (con attachment! ) in Notes non e' esattamente il top per le performance , Db2 se la cava molto meglio in questo .